隨著計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件和電子檔案在國內(nèi)外都已普遍存在，檔案資料的數(shù)字化、光盤存儲、計算機(jī)管理和網(wǎng)上檢索查詢利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。
綜合檔案管理系統(tǒng)符合國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，適用于政府機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)堅持通用化、系列化、組合化、用戶化的方針，提供完整的解決方案和完善的售后服務(wù)，協(xié)助用戶建立完備的檔案管理體系。檔案管理系統(tǒng)中集成了主題詞自動標(biāo)引、光盤數(shù)據(jù)存儲及光盤塔（庫）入網(wǎng)、大幅面掃描圖象的壓縮與動態(tài)解壓、多媒體檔案存儲、與協(xié)同辦公系統(tǒng)無縫連接等高新技術(shù)。
1、目標(biāo)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的綜合檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范各類檔案業(yè)務(wù)操作，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度，實現(xiàn)全行檔案資源共享。實現(xiàn)移交接收。采用集中式數(shù)據(jù)管理，使上級單位方便接收下級部門移交的數(shù)據(jù)，保證檔案業(yè)務(wù)的無縫鏈接。同時還支持?jǐn)?shù)據(jù)安全移出。
實現(xiàn)與現(xiàn)有系統(tǒng)的全面兼容。保證現(xiàn)有數(shù)據(jù)資料能夠得到完善的繼承以及方便的利用和管理，保持系統(tǒng)的延續(xù)性。實現(xiàn)與辦公自動化系統(tǒng)的銜接，保證已有數(shù)據(jù)能夠轉(zhuǎn)換到新系統(tǒng)中。通過檔案系統(tǒng)和內(nèi)容管理平臺的銜接，管理存放在內(nèi)容管理平臺中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，實現(xiàn)多門類檔案管理。
2、設(shè)計
檔案管理的特點要求系統(tǒng)具有很強(qiáng)的安全性和獨立性，能夠真實、完整的保存電子化信息，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范得進(jìn)行檔案管理，同時可以進(jìn)行簡單的原始數(shù)據(jù)查詢。電子檔案系統(tǒng)的定位為：
對電子檔案信息（包括電子索引和電子內(nèi)容）進(jìn)行獨立、安全、完整的保管；
通過檔案系統(tǒng)規(guī)范所有檔案（包括紙質(zhì)及電子檔案）的管理流程；
提供有質(zhì)疑、糾紛的歷史數(shù)據(jù)查詢。
系統(tǒng)還從以下幾個方面做出充分的考慮：
? 合規(guī)性：保證系統(tǒng)的交易規(guī)則合法合規(guī)；
? 可拓展性：在該軟件系統(tǒng)的設(shè)計中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應(yīng)充分考慮到整個系統(tǒng)的可擴(kuò)展性；
? 自動化性：系統(tǒng)應(yīng)具有高度自動化性，絕大部分業(yè)務(wù)操作自動完成，最大程度減少人工干預(yù)，減少人為因素造成的差錯；
? 參數(shù)化：對不同投資產(chǎn)品可以進(jìn)行個性化的定義、修改和整合，對不同客戶可以進(jìn)行個性化的設(shè)置、修改；
? 可操作性：系統(tǒng)應(yīng)具有良好的用戶界面，良好的可操作性。系統(tǒng)所有操作應(yīng)是清晰的、流程化的；
? 開放性原則：電子檔案管理系統(tǒng)除了完成本系統(tǒng)內(nèi)的各種業(yè)務(wù)工作之外，還應(yīng)可以與其他系統(tǒng)互聯(lián)。在系統(tǒng)設(shè)計中，采用數(shù)據(jù)接口技術(shù)并考慮軟件系統(tǒng)以后的擴(kuò)充問題，將該軟件系統(tǒng)設(shè)計成一個可擴(kuò)充的開放性的系統(tǒng)。
? 規(guī)范性原則：開發(fā)過程控制、開發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)編碼、文檔應(yīng)規(guī)范化，并遵循相應(yīng)的國內(nèi)外標(biāo)準(zhǔn)。開發(fā)結(jié)束，需要提供必要的文檔資料。
? 可靠性原則：保證系統(tǒng)的可靠運行和在升級過程中的方便快捷。
3、功能簡介u 數(shù)據(jù)錄入
電子檔案既保存檔案目錄、索引又保存檔案信息，紙質(zhì)檔案只保存目錄，具有增、刪、改、查、瀏覽原文的功能，具有批量修改、批量掛接功能。
u 檔案歸檔
主要包括著錄、分類、組卷、案卷和卷內(nèi)文件調(diào)整、檔案移交、目錄及相關(guān)報表生成等功能。對可以歸檔的文件編制歸檔號，設(shè)置目錄號，自動生成案卷號，并完成文件到檔案的轉(zhuǎn)變。
u 檔案查詢
提供簡單查詢、組合查詢以及分類檢索等多種先進(jìn)得檢索手段，通過網(wǎng)絡(luò)快速地查閱信息，能夠在權(quán)限范圍內(nèi)直接通過瀏覽器瀏覽原文，以及進(jìn)行原文的打印、下載等操作。
u 檔案調(diào)閱檔案調(diào)閱功能是針對非檔案所有者，包括外單位有權(quán)部門（如公、檢、法等部門）與內(nèi)部有權(quán)部門，需要查閱檔案的，經(jīng)授權(quán)后可以查閱相應(yīng)的檔案，并生成調(diào)閱記錄，以便管理、審計追蹤等。