隨著計算機技術的迅速發展和廣泛應用，電子文件和電子檔案在國內外都已普遍存在，檔案資料的數字化、光盤存儲、計算機管理和網上檢索查詢利用是檔案管理發展的必然趨勢。
綜合檔案管理系統符合國家檔案管理標準規范，適用于政府機關，企事業單位的檔案管理系統。檔案管理系統的開發堅持通用化、系列化、組合化、用戶化的方針，提供完整的解決方案和完善的售后服務，協助用戶建立完備的檔案管理體系。檔案管理系統中集成了主題詞自動標引、光盤數據存儲及光盤塔（庫）入網、大幅面掃描圖象的壓縮與動態解壓、多媒體檔案存儲、與協同辦公系統無縫連接等高新技術。
1、目標建立統一標準的綜合檔案管理系統，規范各類檔案業務操作，提高檔案管理的現代化程度，實現全行檔案資源共享。實現移交接收。采用集中式數據管理，使上級單位方便接收下級部門移交的數據，保證檔案業務的無縫鏈接。同時還支持數據安全移出。
實現與現有系統的全面兼容。保證現有數據資料能夠得到完善的繼承以及方便的利用和管理，保持系統的延續性。實現與辦公自動化系統的銜接，保證已有數據能夠轉換到新系統中。通過檔案系統和內容管理平臺的銜接，管理存放在內容管理平臺中的非結構化數據，實現多門類檔案管理。
2、設計
檔案管理的特點要求系統具有很強的安全性和獨立性，能夠真實、完整的保存電子化信息，嚴謹規范得進行檔案管理，同時可以進行簡單的原始數據查詢。電子檔案系統的定位為：
對電子檔案信息（包括電子索引和電子內容）進行獨立、安全、完整的保管；
通過檔案系統規范所有檔案（包括紙質及電子檔案）的管理流程；
提供有質疑、糾紛的歷史數據查詢。
系統還從以下幾個方面做出充分的考慮：
? 合規性：保證系統的交易規則合法合規；
? 可拓展性：在該軟件系統的設計中，所有產品（包括軟硬件）的選型及配置都應充分考慮到整個系統的可擴展性；
? 自動化性：系統應具有高度自動化性，絕大部分業務操作自動完成，最大程度減少人工干預，減少人為因素造成的差錯；
? 參數化：對不同投資產品可以進行個性化的定義、修改和整合，對不同客戶可以進行個性化的設置、修改；
? 可操作性：系統應具有良好的用戶界面，良好的可操作性。系統所有操作應是清晰的、流程化的；
? 開放性原則：電子檔案管理系統除了完成本系統內的各種業務工作之外，還應可以與其他系統互聯。在系統設計中，采用數據接口技術并考慮軟件系統以后的擴充問題，將該軟件系統設計成一個可擴充的開放性的系統。
? 規范性原則：開發過程控制、開發技術、系統編碼、文檔應規范化，并遵循相應的國內外標準。開發結束，需要提供必要的文檔資料。
? 可靠性原則：保證系統的可靠運行和在升級過程中的方便快捷。
3、功能簡介u 數據錄入
電子檔案既保存檔案目錄、索引又保存檔案信息，紙質檔案只保存目錄，具有增、刪、改、查、瀏覽原文的功能，具有批量修改、批量掛接功能。
u 檔案歸檔
主要包括著錄、分類、組卷、案卷和卷內文件調整、檔案移交、目錄及相關報表生成等功能。對可以歸檔的文件編制歸檔號，設置目錄號，自動生成案卷號，并完成文件到檔案的轉變。
u 檔案查詢
提供簡單查詢、組合查詢以及分類檢索等多種先進得檢索手段，通過網絡快速地查閱信息，能夠在權限范圍內直接通過瀏覽器瀏覽原文，以及進行原文的打印、下載等操作。
u 檔案調閱檔案調閱功能是針對非檔案所有者，包括外單位有權部門（如公、檢、法等部門）與內部有權部門，需要查閱檔案的，經授權后可以查閱相應的檔案，并生成調閱記錄，以便管理、審計追蹤等。